Privacyverklaring Helios

Privacyverklaring T.K.H.C. Helios Bilthoven, 30 september 2018

Dit is de privacyverklaring van T.K.H.C. Helios, gevestigd te Bilthoven, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40478170.

Bewust of onbewust deelt u als (toekomstig) lid persoonsgegevens met Helios. Helios vindt het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met deze gegevens. Daarom hebben wij in deze privacyverklaring voor u uiteengezet hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u daarover heeft.

Helios houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

•       Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacybeleid

•       De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

•       Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

•       Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.

•       Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.

•       Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

•       Het voor u mogelijk maken om alle persoonsgegevens die wij van u hebben, in te zien en op verzoek deels of geheel aan te (laten) passen of te verwijderen

Als Helios zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacybeleid, of meer in algemenere zin, vragen hierover heeft of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via een e-mail aan: secret[email protected].

De privacyverklaring staat op de website van Helios.    

Overzicht van privacythema’s:

•       Administratie van persoonsgegevens van verenigingsleden, commissieleden, werkgroepleden en vrijwilligers

•       Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers aan activiteiten

•       Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees

•       Verwerking van persoonsgegevens van sponsoren

•       Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers

•       Verstrekking persoonsgegevens aan derden

•       Minderjarigen

•       Bewaartermijn

•       Beveiliging

•       Rechten omtrent uw gegevens

•       Klachten

Administratie van persoonsgegevens van verenigingsleden, commissieleden, werkgroepleden en vrijwilligers

Persoonsgegevens van verenigingsleden, commissieleden, werkgroepleden en vrijwilligers worden door Helios verwerkt ten behoeve van de volgende doelen:

•       Ledenadministratie, óók richting KNLTB

•       Contributieheffing

•       Digitale Ledengids die op de afgeschermde Helios site ter beschikking wordt gesteld aan de leden

•       Uitnodigingen voor bijeenkomsten

•       Digitale Nieuwsbrieven

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

•       Schriftelijk of online aanmeldformulier

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Helios de volgende persoonsgegevens van u vragen:

•       Naam/Voorletters/Tussenvoegsels,

•       Adres, Telefoonnummer, E-mailadres,

•       Geslacht, Geboortedatum, Nationaliteit

•       Bankrekeningnummer

Daarnaast kunt u ten behoeve van de digitale ledengids extra persoonsgegevens invullen in uw online omgeving (onder andere een pasfoto, die voor een KNLTB-pas zelfs verplicht is). U geeft met het invullen toestemming voor gebruik van deze gegevens voor de ledengids.

Uw persoonsgegevens worden door Helios opgeslagen op een beveiligd (financieel) administratiesysteem ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

•       Gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 2 jaar daarna, daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar.    

Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers aan activiteiten

Persoonsgegevens van deelnemers aan Helios activiteiten worden door Helios verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelen:

•       Activiteitenadministratie

•       Heffing kosten activiteitdeelname

•       Uitnodigingen voor bijeenkomsten (tot 2 jaar na de activiteit waaraan in het verleden is deelgenomen, tenzij u zich hiervoor heeft afgemeld)

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

•       Schriftelijk of online aanmeldformulier, of per e-mail

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Helios de volgende persoonsgegevens van u vragen:

•       Naam/Voorletters/Tussenvoegsels,

•       Adres, Telefoonnummer, E-mailadres,

•       Geslacht, Geboortedatum, Nationaliteit,

•       Gegevens over gezondheid (dieetwensen)

•       Bankrekeningnummer

Uw persoonsgegevens worden door Helios opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

•       Vanaf aanmelding tot een week na de bijeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees

Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees worden door Helios verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

•       Het informeren van de persoon door middel van gewone post, c.q. het verzenden van digitale nieuwsbrieven per e-mail.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

•       Het aanmeldformulier nieuwsbrieven;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Helios de volgende persoonsgegevens van u vragen:

•       Naam/Voorletters/Tussenvoegsels

•       Huisadres

       E-mailadres

Uw persoonsgegevens worden door Helios opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

•       Gedurende de periode dat men aangemeld is.  

Verwerking van persoonsgegevens van sponsoren

Persoonsgegevens van sponsoren worden door Helios verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

•       Informatieverstrekking (in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten), plus financiële administratie.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

•       Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn, Facebook, Twitter of websites, of de door Helios gebruikte ‘social media’ kanalen.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Helios de volgende persoonsgegevens van u vragen:

•       Naam van de organisatie

•       Adres, Postcode, Plaats, Provincie, Land

•       Bankrekeningnummer

•       Telefoonnummer, E-mailadres, en/of Website

Uw persoonsgegevens worden door Helios opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

•       Gedurende de periode dat men gezien wordt als een sponsor, en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Helios verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

•       Financiële administratie

•       Communicatie over de opdracht 

•       Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

•       De overeengekomen opdracht

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Helios de volgende persoonsgegevens vragen:

•       Naam/Voorletters/Tussenvoegsels

•       Adres, Postcode, Plaats, Provincie, Land

•       Telefoonnummer, E-mailadres, Website

•       Bankrekeningnummer

Uw persoonsgegevens worden door Helios opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

•       Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen voor zover nodig in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking persoonsgegevens aan derden

Zonder uw toestemming verstrekt Helios uw persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden, tenzij Helios wettelijk verplicht is om uw persoonsgegevens te verstrekken aan deze derden.

Zo maken wij gebruik van derde partijen waarmee wij een verwerkersovereenkomst hebben goedgekeurd. Dit betreft KNLTB, LISA, Toernooi.nl en de bank (voor incasso’s)

KNLTB:

https://www.knltb.nl/over-knltb/privacy/privacy-statement/ https://centrecourt.nl/themas/privacy/meestgestelde-vragen/de-verwerkersovereenkomst/

LISA/Clubcollect:

https://clubcollect.com/nl/legal/privacy_statement

https://www.knltb.club/wp-content/uploads/2018/05/Privacy-Statement-LISA-tbv-KNLTB.Club_.pdf

Toernooi.nl:

https://www.toernooi.nl/support/privacy

RABO bank:

https://www.rabobank.nl/images/privacy_statement_ned_29703228.pdf file:///C:/Users/Jojan%20Pasma/Downloads/180405%20RABO%20Succesvol%20digitaal%20bedrijf.pdf  

Voor de aan Helios verbonden tennisschool zal eveneens een verwerkersovereenkomst worden opgesteld, te beginnen in 2019.

Helios geeft nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarige Helios leden (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Dit betekent dat deze personen  op inschrijfformulieren voor activiteiten een handtekening moeten plaatsen voor het akkoord gaan met de verwerking van de gegevens van de minderjarige zoals beschreven in deze privacy verklaring.

Links naar andere websites

De website van Helios kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de website van Helios. Andere websites kunnen hun eigen privacybeleid hanteren. Helios raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.

Wijziging van het privacybeleid

Helios past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website van Helios zal steeds de meest recente versie van de Privacyverklaring worden opgenomen. Helios raadt u dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal Helios u per e-mail en via de website informeren.

Bewaartermijn

Helios bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging persoonsgegevens

Helios treft passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Zo hebben wij bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

•       Alle personen die namens Helios van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Bestuursleden van Helios ondertekenen tevens een geheimhoudingsverklaring.

•       We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.

•       We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.

•       Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

•       Bestuursleden, commissieleden, werkgroepleden, vrijwilligers en leden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens 

Als lid van Helios heeft u recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Dit zou kunnen betekenen dat dit - indien dit gegevens betreft die Helios nodig heeft voor de realisatie van haar doelstellingen – consequenties kan hebben dat het lidmaatschap van Helios dan wel verbintenis met de KNLTB.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mag Helios uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens door Helios, dan vragen wij u hierover direct per e-mail contact  op te nemen met het Dagelijks Bestuur: [email protected] Het Dagelijks Bestuur zal vervolgens binnen 3 weken met een reactie komen. De bezwaarmaker kan indien hij het met de reactie niet eens is, een onderbouwd bezwaar indienen bij het Algemeen Bestuur door middel van e- mail naar: [email protected], nu onder de vermelding ‘Bezwaar Algemeen Bestuur’. Het Algemeen Bestuur zal vervolgens binnen 6 weken reageren met een besluit. Indien bezwaarmaker met het besluit van het Algemeen Bestuur niet kan instemmen, kan vervolgens een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vertrouwenspersonen

Mocht u klachten hebben over uw privacy in het algemeen dan kunt u zich wenden tot het dagelijks bestuur ([email protected]) of tot enkele vertrouwenspersonen.

Dat geldt voor klachten over het bestuur zelf maar ook voor klachten in de sfeer van seksuele intimidatie, machtsmisbruik of ander grensoverschrijdend gedrag zoals pesten of gewelddadigheid. De Biltse Sport Federatie (BSF) – en Helios is daar lid van- heeft zo’n vertrouwenspersoon aangesteld. Haar naam is Mirjam Valkenburg. Zij is sociaal werker bij Mens De Bilt. Mirjam is te bereiken via de e-mail [email protected] of via haar telefoonnummer 06-30714483. Bij afwezigheid kan haar voicemail worden ingesproken en belt zij of haar vervanger (bij eventuele langdurige afwezigheid van Mirjam) u terug.

Ook de KNLTB heeft vertrouwenspersonen. Deze vertrouwenspersonen zijn geheel onafhankelijk en de aan hen verstrekte informatie wordt vertrouwelijk behandeld. Je kunt geen melding doen bij de vertrouwenspersoon van de KNLTB; hij of zij is er om met jou te praten en jou steun en advies te geven. Voor de diverse KNLTB vertrouwenspersonen zie: https://www.knltb.nl/over-knltb/fair-play/vertrouwenspersonen.

Ook op de website van Helios zal het thema Vertrouwenspersonen worden vermeld.  

 

 

Vragen?

logo

E-mail

[email protected]

Telefoon

Clubhuis: 030-2280571 / Informatie: 030-2250643

T.V. Helios Centrum

Kees Boekelaan 8a
3723 BA Bilthoven